Tłumaczenie poświadczone, nazywane potocznie tłumaczeniem przysięgłym, to oficjalne tłumaczenie dokumentu sporządzone przez tłumacza przysięgłego. Jest opatrzone odręcznym podpisem i pieczęcią tłumacza przysięgłego oraz formułą poświadczającą zgodność tłumaczenia z oryginałem lub odpisem dokumentu.

Tłumaczenie poświadczone ma pełną moc prawną i jest uznawane przez sądy, organy administracji publicznej, rejestry handlowe, urzędy skarbowe oraz instytucje zagraniczne. Tłumaczenie zwykłe tej mocy nie posiada.

Prawidłowa nazwa tego rodzaju przekładu, stosowana w przepisach prawa, to „tłumaczenie poświadczone” lub „tłumaczenie uwierzytelnione”. Potoczne określenie „tłumaczenie przysięgłe” nie pojawia się w ustawie, utrwaliło się jednak w języku prawniczym i biznesowym jako skrótowe odwołanie do osoby wykonawcy – tłumacza przysięgłego.

Podstawa prawna

Zasady wykonywania tłumaczeń poświadczonych w Polsce reguluje Ustawa z dnia 25 listopada 2004 r. o zawodzie tłumacza przysięgłego (Dz.U. 2004 nr 273 poz. 2702, z późn. zm.). Zgodnie z art. 13 tej ustawy tłumacz przysięgły jest uprawniony do:

• sporządzania i poświadczania tłumaczeń pisemnych,
• sprawdzania i poświadczania tłumaczeń sporządzonych przez inne osoby,
• sporządzania poświadczonych odpisów pism w języku obcym oraz
• dokonywania tłumaczeń ustnych.

Art. 14 nakłada na tłumacza przysięgłego obowiązek wykonywania zleconych zadań ze szczególną starannością i bezstronnością, a także – co szczególnie istotne dla kancelarii i działów prawnych – obowiązek zachowania w tajemnicy wszelkich faktów i okoliczności, z którymi zapoznał się w związku z tłumaczeniem.

Prawo do wykonywania zawodu tłumacza przysięgłego uzyskuje się po zdaniu egzaminu państwowego przed Państwową Komisją Egzaminacyjną powołaną przez Ministra Sprawiedliwości, złożeniu ślubowania i wpisaniu na listę tłumaczy przysięgłych prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości. Zawód tłumacza przysięgłego posiada status zawodu zaufania publicznego.

Każde tłumaczenie poświadczone musi zawierać określone elementy formalne:

• odręczny podpis tłumacza przysięgłego,
• pieczęć tłumacza przysięgłego z jego imieniem i nazwiskiem, wskazaniem języka oraz numerem pozycji na liście Ministra Sprawiedliwości,
• formułę poświadczającą (wskazującą czy tłumaczenie sporządzono z oryginału, odpisu czy innego tłumaczenia, oraz czy dokument źródłowy był poświadczony i przez kogo),
• numer w repertorium – unikalny numer porządkowy w repertorium prowadzonym przez tłumacza przysięgłego.

Brak któregokolwiek z tych elementów unieważnia tłumaczenie.

Tłumaczenie poświadczone może być wydane w formie papierowej lub elektronicznej, opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Obie formy mają identyczną moc prawną.

Tłumaczenie zwykłe

Tłumaczenie zwykłe może wykonać każda osoba znająca język obcy lub coraz częściej po prostu translator internetowy. Nie posiada żadnej mocy urzędowej, nie jest opatrzone pieczęcią ani podpisem, a tłumacz nie ponosi za nie odpowiedzialności zawodowej ani prawnej.

Tłumaczenie poświadczone

Tłumaczenie poświadczone może sporządzić wyłącznie tłumacz przysięgły wpisany na listę Ministra Sprawiedliwości. Tłumaczenie poświadczone ma moc dokumentu urzędowego i może zostać przedłożone w sądzie, urzędzie, banku lub kancelarii notarialnej. Tłumacz przysięgły ponosi odpowiedzialność karną i zawodową za zgodność tłumaczenia z okazanym mu dokumentem.

Tłumaczenie poświadczone jest wymagane wszędzie tam, gdzie dokument obcojęzyczny ma wywołać skutek prawny – w sądzie, urzędzie skarbowym, KRS, banku, w kancelarii notarialnej – albo w sytuacji, gdy kontrahent, inwestor lub organ zagraniczny wymaga oficjalnego poświadczenia tłumaczenia.

Poniżej przedstawiam sytuacje, w których kancelarie prawne, spółki doradztwa podatkowego i działy prawne in-house najczęściej zlecają mi tłumaczenia poświadczone.

Rejestracja spółek i zmiany w KRS

Każdy dokument obcojęzyczny składany do Krajowego Rejestru Sądowego musi być przetłumaczony przez tłumacza przysięgłego. Dotyczy to w szczególności umów spółek, statutów, aktów założycielskich, odpisów z zagranicznych rejestrów handlowych (odpowiedników KRS), pełnomocnictw udzielonych za granicą, zaświadczeń o niekaralności członków zarządu będących obywatelami innych państw, a także wszelkich uchwał, regulaminów i dokumentów korporacyjnych w języku obcym.

Na podstawie sporządzonych przeze mnie tłumaczeń klienci utworzyli i zarejestrowali do tej pory ponad 500 spółek i oddziałów w Polsce.

Dokumentacja podatkowa i postępowania przed organami skarbowymi

Urzędy skarbowe i organy kontroli skarbowej wymagają tłumaczeń poświadczonych dla dokumentów obcojęzycznych przedkładanych jako dowody w postępowaniu podatkowym, w tym umów, faktur, korespondencji z podmiotami powiązanymi, sprawozdań finansowych, dokumentacji cen transferowych, certyfikatów rezydencji podatkowej oraz wszelkich zaświadczeń i decyzji wydanych przez zagraniczne organy podatkowe. Szczególnie istotne jest to w sprawach dotyczących podatku u źródła (WHT) – certyfikaty rezydencji podatkowej i dokumenty potwierdzające uzyskanie dochodu (np. wyciągi bankowe, vouchery itp.) sporządzone w języku obcym muszą być dostarczone razem z tłumaczeniem poświadczonym.

Na podstawie sporządzonych przeze mnie tłumaczeń klienci odzyskali łącznie ponad 100 mln zł z tytułu nadpłaty WHT.

Postępowania sądowe i arbitrażowe

Sądy polskie wymagają tłumaczenia poświadczonego dla wszystkich dowodów i dokumentów procesowych sporządzonych w języku obcym: umów, faktur, korespondencji, dokumentów urzędowych i handlowych i in. W postępowaniach z elementem transgranicznym tłumaczenie poświadczone jest warunkiem dopuszczenia dowodu.

Na podstawie sporządzonych przeze mnie tłumaczeń klienci wygrali ponad 200 spraw gospodarczych.

Akty notarialne z udziałem cudzoziemców

Jeśli strona czynności notarialnej nie włada językiem polskim, notariusz jest zobowiązany do skorzystania z usług tłumacza przysięgłego – przy zawieraniu umów spółek, umów zbycia udziałów lub akcji, udzielaniu pełnomocnictw notarialnych i innych czynnościach wymagających formy aktu notarialnego. W takich sytuacjach wykonuję również tłumaczenia ustne konsekutywne – bezpośrednio przy akcie notarialnym.

Apostille i legalizacja dokumentów

Dokumenty przeznaczone do użytku za granicą wymagają często nie tylko tłumaczenia poświadczonego, ale i opatrzenia klauzulą apostille lub legalizacji, w zależności od kraju przeznaczenia i charakteru dokumentu. Tłumaczenie poświadczone jest w takich przypadkach pierwszym, niezbędnym krokiem całej procedury.

Terminy procesowe, zamknięcia transakcji i posiedzenia organów spółki nie czekają. Rozumiem, że w pracy kancelarii prawnej i działu prawnego pilne zlecenie tłumaczenia jest często elementem krytycznej ścieżki całego projektu. Dlatego oferuję realizację tłumaczeń poświadczonych w trybie ekspresowym – na ten sam dzień lub z dnia na dzień – bez uszczerbku dla jakości i kompletności formalnej dokumentu.